Assistante Médico-Administrative - Service des Consultations Externes

Description du poste

Situé à Amilly, aux portes de l’Île-de-France (à seulement une heure de train de Paris), le Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise (CHAM) est l’établissement public de santé de référence pour l’Est du Loiret.

Il appartient au Groupement Hospitalier de Territoire du Loiret (GHT 45), dont le CHU d’Orléans est l’établissement support.

Etablissement à taille humaine avec plus de 2 000 professionnels œuvrant au service des patients, le CHAM dispose d’une capacité d’accueil de 865 lits et places.

Ses activités couvrent un large champ de soins : Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Psychiatrie, Soins Médicaux et de Réadaptation, EHPAD et USLD (dont une UHR, 2 PASA et un CRT).

Le centre abrite également un Institut de Formation des Professionnels de Santé, participant activement à la formation des soignants de demain.

Une direction commune avec l’EHPAD Paul Cabanis de Beaune-la-Rolande permet d’assurer une offre de soins complète et de proximité, au bénéfice de la population de l’Est du Loiret ainsi que des territoires voisins (sud Seine-et-Marne et Yonne).

Le CHAM travaille pour le bien-être de ses équipes.

Plusieurs initiatives sont mises en place pour accompagner les agents au quotidien :

1. Une crèche hospitalière proposant des horaires adaptés aux rythmes spécifiques des métiers de santé.
2. Un service de conciergerie à l’entrée de l’établissement, facilitant la vie quotidienne du personnel.
3. Des activités sportives et de détente : renforcement musculaire, cardioboxe, pressothérapie, massages Amma-assis, relaxation par réalité virtuelle ou luminothérapie.
4. Des ateliers créatifs favorisant la convivialité et l’expression personnelle.

Nous recherchons un/une assistant(e) médico-administratif(ve) (diplômé ou avec expérience).

Maillon central du parcours patient, la secrétaire médicale est en charge du traitement des opérations et informations médico-administratives du patient et assure les liens fonctionnels entre les médecins, les services, les patients et les familles.

La secrétaire médicale aux consultations externes a pour principales missions

1. Gestion des rendez-vous téléphoniques
2. Assurer la prise de rendez-vous téléphonique des appels patients, familles, professionnels et Etablissements de Santé extérieurs
3. Adresser les convocations et assurer les saisies de suivi requises
4. Utiliser les scripts de prise de rendez-vous et alerter lorsqu’une modification est nécessaire
5. Accueil physique et prise de rendez-vous
6. Assurer l’accueil physique des patients, des familles et des ambulanciers ainsi que le traitement des données administratives
7. Gérer la prise de rendez-vous selon les procédures en vigueur
8. Organiser les retours à domicile ou transferts
9. Assurer la gestion de l’information avec diffusion aux praticiens, services et secrétariats
10. Prendre en charge la numérisation, l’intégration et le classement des documents papier dans le dossier patient informatisé afin de garantir l’exhaustivité et la traçabilité des informations médicales.
11. Soutien aux praticiens durant les consultations
12. Assurer l’accueil physique des patients, des accompagnants et des ambulanciers
13. Gérer le traitement des données administratives et la prise de rendez-vous
14. Assister les praticiens dans leurs démarches administratives
15. Préparation des dossiers de consultations
16. Commander et préparer les dossiers de consultations des différentes spécialités
17. Classer les documents médicaux selon la procédure
18. Contribuer à la dématérialisation des dossiers patients

SAVOIR-FAIRE REQUIS

1. Travailler en équipe
2. Gérer et coordonner les informations médico-administratives du patient dans le cadre de l’identitovigilance
3. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
4. Accueillir et orienter les usagers
5. Savoir travailler en responsabilité et être capable d’initiatives
6. Avoir une maîtrise avancée de l’outil informatique et bureautique
7. Posséder une grande connaissance de l’environnement hospitalier

QUALITES REQUISES

1. Être souriant, empathique et avenant
2. S’exprimer avec professionnalisme en public auprès d’une ou plusieurs personnes ou par téléphone
3. Savoir gérer ses émotions, son stress
4. Savoir se conformer aux directives de son encadrement
5. Savoir rendre compte de son activité et à participer à des actions de développement et de projets
6. Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
7. Savoir rendre compte de son activité et à participer à des actions de développement et de projets
8. Polyvalence, réactivité, flexibilité et adaptabilité
9. Savoir se conformer aux directives de son encadrement
10. Travailler en équipe
11. Gérer et coordonner les informations médico-administratives du patient dans le cadre de l’identitovigilance
12. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
13. Accueillir et orienter les usagers
14. Savoir travailler en responsabilité et être capable d’initiatives
15. Avoir une maîtrise avancée de l’outil informatique et bureautique
16. Posséder une grande connaissance de l’environnement hospitalier
17. Orthographe irréprochable requise

Autres détails